موجودی انبار را چگونه مدیریت کنیم؟

مدیریت موجودی انبار یکی از اصلی‌ترین و حیاتی‌ترین بخش‌های عملیات هر کسب‌وکار است. در واقع، اگر موجودی انبار به‌درستی مدیریت نشود، می‌تواند منجر به مشکلاتی همچون کمبود کالا، انباشت بیش از حد موجودی، یا هزینه‌های اضافی در نگهداری کالاها شود. همین ابتدای کار، می توان گفت با استفاده از نرم افزار حسابداری انبار داری، تمام این چالش ها رفع می شود و قیمت نرم افزار حسابداری در مقابل این ضرر و زیان ها، بسیار ناچیز است!

در این مقاله، قصد داریم به بررسی چگونگی مدیریت موجودی انبار پرداخته و نکات و اصول مختلف این فرآیند را با توجه به استفاده از نرم افزارحسابداری انبارداری توضیح دهیم. مهم ترین مواردی که در ادامه به آنها می پردازیم، عبارتند از:

• مدیریت موجودی انبار چیست؟ 
• حسابداری انبار چگونه انجام می شود؟
• 2 روش رایج انبارداری
• کنترل موجودی انبار با اکسل 
• کنترل موجودی انبار با نرم افزار حسابداری انبار داری 

هر کسب وکاری که با کالاها و مواد اولیه سر و کار داشته باشد، به یک فضای مناسب برای نگهداری محصولات خود نیاز دارد که به آن انبار می‌ گویند. محتویات انبارها، از مهم‌ ترین دارایی های یک کسب و کار شمرده می‌ شوند. بنابراین، مدیریت موجودی و اطلاعات مربوط‌ به کالاهای ورودی و خروجی، برای تصمیم‌ گیری‌ های ‌مهم، اهمیت زیادی دارد. ابتدا با ماهیت کنترل موجودی انبار آشنا می شویم.

 

مدیریت موجودی انبار چیست؟ 

تعریف حسابداری انبار داری

کنترل موجودی انبار به مجموعه‌ای از فرآیندها و فعالیت‌هایی گفته می‌شود که هدف آن نظارت، مدیریت، و بهینه‌سازی سطح موجودی کالا در انبار است. این فعالیت‌ها شامل تعیین مقدار مناسب کالاها، کنترل فرآیندهای ورود و خروج کالا، شناسایی محصولات منقضی‌شده، و پیگیری دقیق موجودی است. مدیریت صحیح موجودی می‌تواند موجب کاهش هزینه‌ها، بهبود عملکرد کسب‌وکار، و افزایش رضایت مشتریان شود.

اما چرا کنترل موجودی انبار مهم است؟

حسابداری انبار را می‌ توان مجموعه ‌ای از عملیات و فرآیندهای کلی دانست، که به منظور تعیین موجودی انبار به کار می‌ رود و برای کسب و کارهایی مانند فروشگاه ها، کارگاه ها، کارخانجات، تولیدی ها و… از اهمیت بالایی برخوردار است. تقریبا تمامی مشاغلی که با انبار سر و کار دارند، از یک نرم افزار حسابداری انبار داری معتیر استفاده می کنند، مانند نرم افزار حسابداری چرتکه!

کنترل موجودی انبار برای هر کسب‌وکاری ضروری است؛ چرا که نوسانات موجودی می‌تواند بر جریان نقدی، سطح خدمات به مشتریان، و هزینه‌های ذخیره‌سازی تاثیرگذار باشد. به‌عنوان مثال:

• کمبود موجودی: ممکن است منجر به عدم توانایی در پاسخگویی به تقاضای مشتری شود.
• انباشت موجودی: باعث افزایش هزینه‌های ذخیره‌سازی و احتمال فرسوده شدن کالاها می‌شود.
• عدم دقت در ثبت اطلاعات: می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری‌های اشتباه و در نتیجه کاهش کارایی شود.

اکنون که با تعریف حسابداری انبار آشنا شدیم، توضیح می دهیم که روند انجام آن چگونه است؟

حسابداری انبار چگونه انجام می شود؟

انبارداری یعنی کنترل موجودی، کاهش هزینه های نگهداری، تعیین قیمت و دارایی

حسابداری انبار، مجموعه ای از اقداماتی است که ارزش موجودی های انبار را محاسبه می کند و یکی از آسان ترین روش ها برای انبارگردانی، استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری انبار داری است.

به طور کلی می توان گفت، حسابداری انبار به مدیریت مالی و شیوه های حسابداری مختص انبارها یا تأسیسات انبار اشاره دارد و شامل ردیابی، ثبت و گزارش تراکنش‌های مالی و داده‌های مربوط به ذخیره‌سازی، حمل و نقل و توزیع کالا در محیط انبار است. حسابداری انبار، نقشی حیاتی در تضمین سودآوری کسب و کارها ایفا می کند. در این قسمت، برخی از جنبه ها و بخش های مختلف انبارداری آورده شده است:

1.      مدیریت موجودی

افزایش دقت در کنترل موجودی و ثبت ورودی و خروجی انبار

شامل ردیابی مقدار و قیمت محصولات و جابجایی کالا در داخل و خارج از انبار است. هدف مدیریت موجودی به حداقل رساندن هزینه های حمل و نقل و در عین حال اطمینان از سطح موجودی مناسب از کالاها در انبار است.

 

2.      ارائه گزارش های مالی

نمایش سود و زیان بر اساس فاکتورها و رسیدها

برای مدیریت انبار، گزارش های مالی شامل صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت حساب جریان نقدی تولید میشود. تنظیم این گزارش ها، فرایندی بسیار زمان بر و دشوار است که با استفاده از نرم افزار حسابداری انبار داری، در چند دقیقه انجام می شود.

 

3.      صورتحساب

حسابرسی برای انبارهای عمومی

انبارهای عمومی اغلب برای ذخیره سازی، جابجایی و سایر خدمات هزینه دریافت می کنند. پس اگر برای نگهداری محصولات از انبارهای عمومی استفاده می کنید، صورت حساب انبار نیز در حسابداری شما نقش اساسی دارد.

 

4.      محاسبه بهای تمام شده

حساب و کتاب هزینه های ثابت و متغیر

تعیین هزینه های مرتبط با عملیات انبارداری بسیار مهم است که شامل هزینه های ثابت (مانند اجاره، آب و برق) و هزینه های متغیر (مانند نیروی کار، بسته بندی) می شود. امروزه حتی با یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی ساده نیز می توانید این موارد را مدیریت کنید.

 

5.      محاسبه مالیات

جلوگیری از جریمه های مالیاتی

در مدیریت انبارها باید مقررات مالیاتی و استانداردهای گزارش های مالی رعایت شوند. رعایت قوانین مالیاتی، مانند مالیات فروش یا مالیات بر ارزش افزوده، جزء ضروری حسابداری انبارداری است.

 

موارد گفته شده، فقط بخش محدودی از انبارداری را شرح می دهد و عملیات حسابداری انبار، فرایندی پیچیده و زمان بر است. یکی از روش های ثبت مهم در انبارگردانی، صدور فاکتور برای خرید و فروش ها و جابجایی ها استکه دید دقیق از وضعیت کلی انبار ارائه می دهد. با استفاده از نرم افزار حسابداری انبار داری، دیگر نیازی به ثبت و تنظیم دستی فاکتورها و رسیدها ندارید.

در ادامه، به 2 روش رایج انبار داری، می پردازیم.

2 روش رایج انبارداری

2 راه رایج انبارداری به کمک نرم افزار حسابداری انبار داری

برای کنترل موجودی انبار، استفاده از روش‌های مختلف شمارش و کنترل ضروری است. این روش‌ها به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا از وضعیت دقیق موجودی خود آگاه شوند و بر اساس آن تصمیم‌گیری کنند. 2 تا از مهم‌ترین روش‌های شمارش موجودی عبارتند از:

1.    سیستم ارزیابی ادواری موجودی

همانطور که از نام آن مشخص است، در پایان دوره‌ های مالی، مبلغ و تعداد کالاهای موجود در انبار، تعیین می‌ شود. بر اساس این روش، مقدار موجودی‌ هایی که در پایان هر دوره شمارش می‌ شوند، از تمام هزینه‌ هایی که برای تولید کالا خرج شده، کسر می ‌شوند تا هزینه نهایی محصول تولید شده را محاسبه کنند.

این روش معمولا برای کالاهایی مورد استفاده قرار می ‌گیرد که دارای حجم پایین، تنوع بالا و قیمت کم هستند. در سیستم ارزیابی ادواری، اطلاعات مختلف مانند تعداد و ارزش کالا در میان دوره ثبت می‌ شود و در پایان آن، ارزش ریالی آنها تعیین می‌ شود. استفاده از نرم افزار حسابداری انبار داری، برای این روش کنترل موجودی مزایای بسیاری به همراه دارد.

یکی از مزایای سیستم کنترل دوره ‌ای این است که مدیریت آن برای موجودی‌های کوچک ‌تر و کمتر، بسیار ساده و راحت است و نیازی به فناوری و تجهیزات تخصصی ندارد.

از جمله معایب این سیستم این است که انجام آن برای سازمان‌ هایی که موجودی ‌های بسیار وسیع و زیادی دارند، فرایند بسیار طولانی و زمان ‌بر خواهد بود. همچنین فرایند شمارش دستی هم می ‌تواند انواع مختلفی از خطاهای انسانی را به وجود آورد. به همین دلیل است که کسب و کارهای بزرگ حتما به یک نرم افزار حسابداری انبار داری نیاز دارند.

سیستم مدیریت موجودی دوره ‌ای برای کسب‌وکارهای کوچک که کمترین موجودی را دارند، مناسب است. همچنین برای مشاغلی که محصولات خاصی را می ‌فروشند یا با کالاهایی با اندازه بزرگ سروکار دارند، بسیار ایده‌ آل است.

 

2.    سیستم ارزیابی دائمی موجودی

در روش دائمی کنترل موجودی انبار، اطلاعات مربوط به تعداد و ارزش مالی کالاها هم در هنگام ورود به انبار و هم در زمان خروج از انبار توسط مسئول حسابداری انبار ثبت می‌ شود.

این روش غالباً برای کسب و کارهایی به کار می‌ رود که دارای کالاهای گران قیمت با حجم زیاد هستند، همچنین دارای گردش کالای کم بوده و کالاها به راحتی قابل شمارش باشند. در این شرکت‌ ها به دلیل گران قیمت بودن محتویات انبار لازم است در هر لحظه از موجودی کالاها، تعداد و ارزش مالی آن‌ها اطلاع داشته باشیم. برای داشتن اطلاعات لحظه ای از وضعیت موجودی، استفاده از نرم افزار حسابداری انبار داری، به شما کمک خواهد کرد.

سیستم کنترل دائمی موجودی، شمارش دقیقی از میزان موجودی را در زمان واقعی ارائه می ‌دهد. در این روش، از فناوری‌ هایی همچون بارکد و فناوری (RFID) برای ردیابی محصولات استفاده می شود. پس از آن، اطلاعات در یک پایگاه داده متمرکز، ثبت می ‌شوند و مدیران انبار به سادگی می‌توانند به آنها دسترسی داشته باشند.

 

همانطور که اشاره شد، برای مدیریت حجم زیادی از کالاهای متنوع، دیگر روش های انبارداری قدیمی کافی نیست و احتمال خطا و اشتباه در حساب و کتاب های فردی، زیاد است. به همین دلیل، استفاده از نرم افزار حسابداری انبار داری، مدیریت انبار شما را متحول خواهد کرد.

 

کنترل موجودی انبار با اکسل 

استفاده از اکسل برای کنترل موجودی انبار یکی از روش‌های رایج در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است که می‌تواند به‌عنوان ابزاری مقرون‌به‌صرفه و ساده برای ثبت و پیگیری موجودی‌ها مورد استفاده قرار گیرد. با وجود اینکه اکسل برای بسیاری از کسب‌وکارها مفید است، این روش در مقایسه با نرم‌افزارهای تخصصی انبارداری محدودیت‌هایی دارد که می‌تواند در درازمدت مشکلاتی ایجاد کند.

مزایا:

1. ساده و کم‌هزینه: اکسل به‌طور گسترده در دسترس است و هزینه‌های نصب و راه‌اندازی کمتری نسبت به نرم‌افزارهای پیچیده دارد.

2. انعطاف‌پذیری: می‌توان جداول و فرمول‌ها را مطابق با نیاز خاص کسب‌وکار تنظیم کرد.

3. دسترس‌پذیری و سهولت استفاده: بسیاری از افراد با اکسل آشنایی دارند و می‌توانند به راحتی از آن استفاده کنند.

 

معایب:

1. خطای انسانی: در ثبت اطلاعات به‌صورت دستی، احتمال خطاهای انسانی بالا می‌رود. وارد کردن نادرست داده‌ها، تکرار اشتباهات، یا فراموش کردن به‌روزرسانی اطلاعات می‌تواند باعث کاهش دقت موجودی شود.

2. محدودیت در پردازش داده‌ها: اکسل برای انجام عملیات پیچیده و تحلیل‌های بزرگ مناسب نیست. در کسب‌وکارهایی با حجم بالای تراکنش‌ها و کالاها، اکسل می‌تواند کند و نامنظم شود.

3. عدم پیگیری لحظه‌ای موجودی: با اینکه می‌توان جداول به‌روزرسانی‌شده ایجاد کرد، در اکسل امکان پیگیری لحظه‌ای تغییرات به صورت خودکار وجود ندارد. بنابراین، اطلاعات ممکن است از واقعیت عقب بیفتد.

4. عدم ارتباط با دیگر سیستم‌ها: اکسل به‌طور طبیعی قادر به ارتباط با دیگر سیستم‌های نرم‌افزاری (مانند سیستم‌های فروش یا خرید) نیست و باید به‌طور دستی داده‌ها وارد شوند.

 

برای استفاده از اکسل برای کنترل موجودی، معمولاً یک جدول حاوی اطلاعاتی از قبیل:

- تاریخ ورود و خروج کالا

- تعداد موجودی اولیه و موجودی باقی‌مانده

- قیمت واحد کالا

- موجودی پایان دوره 

ساخته می‌شود. همچنین می‌توان از فرمول‌ها و توابع برای محاسبه موجودی‌ها، قیمت تمام‌شده کالا و دیگر اطلاعات مالی استفاده کرد.

کنترل موجودی انبار با نرم افزار حسابداری انبار داری 

نرم ‌افزار حسابداری انبار داری ابزارهایی پیشرفته و خودکار برای مدیریت موجودی کالا در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد. این نرم‌افزارها از پیچیدگی‌های بالایی برخوردارند و می‌توانند به‌طور مؤثر و دقیق تمامی جنبه‌های موجودی انبار را کنترل کنند.

مزایا:

1. به‌روزرسانی خودکار:نرم افزارحسابداری انبارداری به‌طور خودکار تمامی تغییرات موجودی را ثبت می‌کند. هر بار که کالا وارد یا خارج می‌شود، موجودی به‌طور لحظه‌ای به‌روز می‌شود. این امر به جلوگیری از خطای انسانی کمک می‌کند و از نوسانات غیرمنتظره در موجودی جلوگیری می‌کند.

2. گزارش‌دهی دقیق و جامع: این نرم‌افزارها قادرند گزارش‌های دقیق از موجودی انبار، تاریخچه خرید و فروش، و عملکرد انبار ارائه دهند. این گزارش‌ها می‌توانند به مدیران کمک کنند تا تصمیمات استراتژیک و مالی بهتری اتخاذ کنند.

3. پیگیری لحظه‌ای موجودی: با استفاده از نرم‌افزارهای انبارداری، مدیران می‌توانند در هر لحظه وضعیت موجودی انبار را بررسی کنند. این امکان به کاهش ریسک کمبود کالا و افزایش کارایی انبار کمک می‌کند.

4. اتصال به دیگر سیستم‌ها: نرم‌افزارهای حسابداری انبارداری معمولاً می‌توانند به سایر سیستم‌های نرم‌افزاری سازمان متصل شوند. این قابلیت باعث می‌شود تا اطلاعات به‌صورت خودکار از سیستم‌های فروش، خرید، یا حسابداری منتقل شود و نیاز به وارد کردن داده‌ها به‌صورت دستی از بین برود.

5. مدیریت پیچیده‌تر موجودی: این نرم‌افزارها قادرند مدل‌های مختلف کنترل موجودی مانند FIFO، LIFO، یا میانگین وزن‌دار را به‌طور خودکار پیاده‌سازی کنند و شرایط خاص کسب‌وکار را پوشش دهند.

6. حفظ تاریخچه و مستندسازی: تمامی تغییرات و تراکنش‌ها در سیستم ثبت می‌شوند و می‌توان به‌راحتی به تاریخچه موجودی‌ها دسترسی داشت. این ویژگی برای حسابرسی و تحلیل‌های بعدی بسیار مفید است.

7. هشدارهای خودکار: نرم‌افزارهای حسابداری انبارداری می‌توانند به‌طور خودکار به مدیران هشدار دهند زمانی که موجودی یک کالا به حداقل رسیده باشد و باید مجدداً سفارش داده شود.

 

 جمع‌بندی 

 

مدیریت موجودی انبار یکی از بخش‌های حساس و پیچیده هر کسب‌وکار است که می‌تواند تأثیر زیادی بر هزینه‌ها، بهره‌وری و رضایت مشتریان داشته باشد. کنترل دقیق و بهینه موجودی نه‌تنها به جلوگیری از کمبود یا انباشت بیش از حد کالاها کمک می‌کند، بلکه می‌تواند هزینه‌های اضافی ذخیره‌سازی و حمل‌ونقل را کاهش دهد.

کنترل موجودی با اکسل به‌عنوان یک روش ساده و کم‌هزینه برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط قابل استفاده است. این روش می‌تواند در محیط‌های کم‌حجم و با تراکنش‌های کمتر کارآمد باشد، اما در دنیای امروز با رشد کسب‌وکارها و پیچیدگی‌های بیشتر، ممکن است نتواند نیازهای به‌روز و دقیق موجودی را پاسخ دهد.

از سوی دیگر،نرم افزارحسابداری انبار داری ابزاری تخصصی و حرفه‌ای است که می‌تواند تمامی نیازهای یک کسب‌وکار در زمینه مدیریت موجودی انبار را به‌طور خودکار، دقیق و در لحظه برآورده کند. این نرم‌افزارها با قابلیت‌های پیشرفته‌ای که دارند، می‌توانند به بهبود عملکرد، کاهش هزینه‌ها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کمک کنند. انتخاب بهترین روش کنترل موجودی بستگی به نیازهای خاص کسب‌وکار و اندازه آن دارد، اما به‌طور کلی نرم‌افزارهای حسابداری انبار داری انتخاب بهتری برای کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ است که نیاز به دقت بالا و مدیریت پیچیده‌تری دارند.